お疲れ様ですきょうにぃです。コンチワコンチワ！！
今回は入社時に貸与される入館証・ビル管理証・客先入館証を紛失してしまった際の対応方法について実体験を交えながら共有したいと思います。
紛失の事態が起こった際は大パニックに陥ってしまい、正常な判断が難しくなります。
本記事では特に急いでいる方向けに
- 事態発生時の暫定対応(まずやるべきこと)
- 次回出勤時まで準備すべきこと(やっておいて損はないこと)
について筆者の経験をベースに書いていきますので、同じような困りごとを抱えてしまった方は是非参考にしていただければと思います。
きょうにぃはIT系の企業に勤めていますが、会社貸与のビル管理証を新人時代(部門配属一か月後)に紛失させてしまった経験があります。。。
当時を振り返ると今でも愕然としますし、精神的にもつらかったです。。。
ただ、同じような事態に見舞われている方のために役立つかもしれないと考え、今回思い立って記事にしてみました！
結論～急いでいる方向け～
はじめに急いでいる方向けに結論です。以下実施するを強く勧めます。
- 関係者(上司、先輩社員)への報告・連絡・相談
- 紛失の事態の経緯をまとめ、関係者(上司、先輩社員)へ連携
- 自身の至らなかった点の振り返りと再発防止案の提示
上記3つを挙げましたが、それぞれについて説明します。
①関係者(上司、先輩社員)への報告・連絡・相談
書くまでも無いですが、上記の報連相については紛失に気付いた時点で業務内・業務外問わず、早急に実施することを強く推奨します。緊急連絡先を持ち合わせていればそちらへ連絡を入れるようにしましょう。
※めんどくさい、気まずい、怒られたくない等の感情が邪魔をするのは痛いほどわかりますが、後回しは絶対にNG！！
とは言いつつ、一回目の報告するタイミングではパニックで頭が真っ白だと思います。
「お忙しいところ失礼します。たった今、XXXXを紛失してしまったことに気付きました。経緯や自身の至らなかった点につきましては別途書面でご連携いたします。本日は必要な情報を直ぐにお答できるように連絡がつながる状態で待機いたします。」
程度で構わないはずなので、まずは一報を。。。
Point①
紛失に気付いた際はスピード感を持って事態を連携することが吉！
②紛失の事態の経緯をまとめ、関係者(上司、先輩社員)へ連携
こちらは「関係者(上司、先輩社員)への報告・連絡・相談/自身の周囲の捜索等」を一通り終えた段階でやり始めることを推奨します。
関係者(上司、先輩社員)は部下からの紛失の報告を受けると社内で事態の説明をする必要があります。事態の経緯については聞かれた際に直ぐに連携できるように整理しましょう。
※経緯の部分は絶対聞かれます。関係者(上司、先輩社員)がスムーズに対応進めていくためにも、自身で情報整理しておきましょう。
Point②
経緯について「いつ、どこで、なにをしていた時に起こったか」の観点で整理し、第三者に説明できるように準備することが吉！
➂自身の至らなかった点の振り返りと再発防止案の提示
こちらは①、②の当日対応が一通り完了してからで良いですが、「同じことを繰り返さない」、「失った信頼を取り戻す」ために次回出勤時までの間で準備することをお勧めします。
ご自身にて文書形式で整理し、社内に連携することで、関係者側の社内手続きの負荷を下げることができます。また、反省や改善の意思を表示することで失った信頼を回復するためのきっかけを作ることができはずです。
いきなり文書整理と言われても困ると思いますので、筆者が実際に執筆した始末書が参考になると思います。こちらは「始末書の書き方」としていずれ記事にしたいと思います。
～To Be Continue～
Point➂
二度と同じことを繰り返さないために反省・改善案を文書にまとめ関係者へ提示することが吉！
自身のキャリアへの影響はあるのか？
こちらは結構気になる方多いと思うので、簡単に記載します。
結論、マイナスイメージは免れないです。。。
具体的な程度については一概には言えないですが、少なからず影響することは間違いないです。ただ、起こってしまったことは元には戻らないので、経緯の整理や改善案の提示等自身のできることを一つずつやっていきましょう。
「信頼を得るのは一生、失うのは一瞬」という言葉がありますが、誠意をもって翌日以降を過ごしていくことが信頼回復の近道です。
今後、本件についてはきょうにぃの実体験部分をより掘り下げて記事にする予定です。その際上記についても解説していきますので、好ご期待、、、
～To be Continue～
まとめ
今回は入社時に貸与される入館証・ビル管理証・客先入館証を紛失してしまった際の対応方法について書いていきました。
ポイントは
- スピーディな報・連・相の徹底
- 事態の経緯を整理し、第三者に説明できるように準備
- 反省・今後の改善案についてまとめ、文書の形で提示
に尽きると思います。
正直、思い出すだけでも胃が痛くなる経験でしたが、同じような事態に陥ってしまった方が少なからずいらっしゃると思うので、少しでも役に立てばと思います。
今回は対応の部分に絞って記事にしましたが、気づきや再発防止の考え方は別記事で書きますので、よろしくお願いします。
そんじゃ！！お疲れさんした！！
